Télétravail au Conseil régional de Bourgogne-Franche-Comté

1.Définition

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail utilisant les technologies de l’information et de la communication dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué hors de ces locaux de façon régulière et volontaire.

Le télétravailleur désigne toute personne, agent de la collectivité qui effectue du télétravail tel que défini précédemment.

Le télétravail est du temps de travail et n’est pas du temps partiel, du temps de congés, d’A.R.T.T, de repos ni de loisir.

2.Public concerné

Le dispositif est applicable à tous les agents titulaires et non titulaires bénéficiant d’un contrat à durée indéterminée ou d’un contrat à durée déterminée d’au moins 1 an (contrat établi en référence à l’article 3.3 de la Loi n° 84-53).

Le télétravailleur est en capacité d’exercer ses fonctions de façon autonome. Ses missions peuvent être assurées de façon partielle et régulière à distance.

Les conditions d’aptitude des agents télétravailleurs sont les mêmes que celles des agents sur site.

Les agents qui remplissent les critères indiqués au premier alinéa ont, par principe, accès au télétravail, à l’exception de ceux pour lesquels les missions imposent :

  • une présence physique indispensable sur le lieu de travail ;
  • des équipements techniques dont il n’est pas envisageable de disposer au domicile de l’agent ;
  • de transporter des dossiers confidentiels non dématérialisés entre le bureau et le lieu de télétravail

Le supérieur hiérarchique apprécie la compatibilité de la demande de l’agent avec la nature des activités exercées.

Cas particuliers

Les stagiaires :

La période de stage est une période probatoire lors de laquelle l’agent doit être mis en mesure de prouver ses compétences et de disposer des moyens pour ce faire. Le télétravail ne permet pas de répondre à cette obligation. Aussi, les agents ne bénéficient pas du dispositif pendant la durée du stage.

Les apprentis :

L’apprentissage est une formation diplômante par alternance qui nécessite un tutorat pendant les périodes d’activité salariée. De ce fait, les apprentis n’ont pas accès au dispositif de télétravail.

Les maîtres d’apprentissage :

Les maîtres d’apprentissage ne peuvent pas télétravailler lorsque l’apprenti est présent sur le site.

Réintégration après une absence prolongée :

Une attention particulière doit être apportée à la demande de télétravail d’un agent au retour d’une longue absence pour raison de santé.

3.Lieu

Le télétravail se pratique au sein de la résidence habituelle des agents demandeurs, telle que déclarée à la direction des Ressources humaines.

Il peut être effectué dans des télécentres. Cette option est un choix offert aux agents qui le souhaitent. Les télétravailleurs pourront ainsi choisir entre le télétravail à domicile ou dans un télécentre.

Ce choix sera notifié lors de la signature du protocole de télétravail et vaudra pour la durée du protocole. Cette disposition pourra être mise en œuvre dès lors que des lieux d’accueil offrant des conditions matérielles compatibles avec le télétravail auront été identifiés.

Le télétravailleur n’est pas autorisé à télétravailler dans un espace public, bibliothèque ou autre.

4.Temps de travail

La mise en place du télétravail nécessite une organisation qui permet le bon fonctionnement du service. Aussi, des recommandations incontournables sont fixées dans le présent article.

Afin de maintenir le lien social avec les collègues, l’activité exercée en télétravail ne pourra excéder deux jours maximum par semaine. Le(s) jour(s) de la semaine est (sont) précisé(s) sur le protocole.

Du fait du nombre d’agents à temps partiel absents le mercredi et pour assurer la continuité du service dans les locaux administratifs, le dispositif de télétravail n’est pas autorisé le mercredi.

Le jour de télétravail n’est pas sécable.

Cas particuliers

Le cumul temps partiel et télétravail ne doit pas excéder deux jours.

Les agents qui occupent des fonctions d’encadrement ne peuvent prétendre à télétravailler au-delà d’un jour par semaine de manière à rester suffisamment disponibles pour remplir leur mission de management auprès de leurs collaborateurs.

5.Gestion du temps de travail

Une réflexion est conduite, par le supérieur hiérarchique, en amont de la décision d’accorder ou non l’accès au télétravail afin de garantir une permanence téléphonique et physique au sein de la direction.

Toute modification intervenant à la demande de la Collectivité génère un délai de prévenance est fixé à 2 jours ouvrés.

Le télétravailleur est soumis aux règles classiques de justification des absences. Dans le cas où l’agent se trouve dans l’incapacité d’accomplir sa journée de télétravail (maladie, garde d’enfant….) il doit prévenir le plus rapidement possible sa hiérarchie dans l’attente de fournir un document justificatif (sous 48 heures pour un arrêt de travail).

Le télétravailleur alerte sans délai son supérieur hiérarchique et la DSI en cas de problème technique ou de difficultés de connexion. Plusieurs conséquences sont imaginées :

* En cas d’impossibilité pour l’agent de se rendre sur son lieu de travail, les heures seront récupérées.

Le jour programmé en télétravail qui n’a pu, pour quel motif que ce soit (modification du planning, difficulté technique, formation, réunion, jour férié, congé exceptionnel…), être réalisé ne peut pas être reporté.

6.Temps de travail effectif

Les agents qui utilisent le dispositif de télétravail ne sont pas assujettis à badgeage lors des journées où ils exercent leurs fonctions à domicile ou en télécentre, le cas échéant.

Toutefois, il leur est demandé de respecter les limites des plages horaires autorisées.

Aussi, la durée effective de travail enregistrée pour un jour de télétravail est égale au temps théorique journalier prévu pour l’agent.

Le télétravailleur doit pouvoir être contacté par un collègue ou un supérieur, pour un motif professionnel, pendant les plages horaires de présence obligatoire définies dans le règlement du temps de travail applicable aux agents du siège.

Cette disposition lui permet d’organiser sa journée de travail en respectant :

  • une amplitude journalière maximale de 12 heures
  • une pause méridienne d’au moins 45 minutes

S’il doit s’absenter pendant les « plages obligatoires » de présence, le télétravailleur informe auparavant sa hiérarchie par mail.

7.Contrôle – évaluation

Le télétravailleur s’engage à s’organiser de manière à garder les tâches nécessitant un travail de fond les jours où il télétravaille et à communiquer avec son manager en cas de difficulté.

Le responsable hiérarchique initie des points réguliers avec le télétravailleur afin de détecter des difficultés éventuelles et y apporter des solutions appropriées.

Le mode de suivi de l’activité du télétravailleur reste égalitaire avec celui appliqué aux agents physiquement présents dans les locaux de la Région. Le responsable hiérarchique définit, en concertation avec le télétravailleur, des objectifs clairs et évalue ses résultats, comme il le fait pour tout autre agent.

Le télétravail est évalué dans la grille d’évaluation et l’appréciation générale émise par le supérieur hiérarchique lors de l’entretien annuel d’évaluation de chaque agent.

8.Equipement – technique

Les technologies de l’information permettent la mise en œuvre du télétravail de manière fiable et sécurisée.

Dans le cas où le télétravail à lieu au domicile de l’agent, il est indispensable que le domicile du télétravailleur soit éligible à une connexion internet haut débit (ADSL minimum).

La collectivité confie au télétravailleur un ordinateur portable en remplacement du poste informatique qu’il utilise sur sa résidence administrative.

Cet ordinateur est configuré de façon à permettre l’accès au réseau de la collectivité via une connexion sécurisée à travers la liaison internet personnelle de l’agent télétravailleur, et ainsi de lui fournir un environnement de travail proche de celui de sa résidence administrative.

L’accès à la boîte mail professionnelle, aux serveurs de fichiers et applicatifs, à l’intranet et aux extranets et au serveur d’impression sont en particulier permis depuis le domicile de l’agent, avec toutes les conditions de sécurité nécessaires. Les identifiants et mot de passe utilisés sont à l’identique de ceux utilisés sur sa résidence administrative.

Un téléphone dématérialisé (dit ‘Softphone’) est installé sur l’ordinateur portable, ou un téléphone physique lui est attribué, dans les 2 cas configurés à l’identique du poste téléphonique de l’agent sur sa résidence administrative (même numéro). Ainsi l’agent télétravailleur n’aura pas à utiliser ses téléphones personnels (fixe et portable), sauf s’il le demande expressément. L’agent déjà équipé d’un téléphone mobile par la DSI peut bien entendu continuer à l’utiliser comme il le fait lorsqu’il se trouve sur le lieu de sa résidence administrative.

L’agent télétravailleur peut également utiliser la solution de visioconférence mise en place par la DSI, depuis son ordinateur portable équipé de caméra et micro, afin de rejoindre une réunion ou d’en organiser une à distance.

Pour les jours de présence dans les locaux de la Région, l’agent peut s’il le souhaite être équipé des accessoires proposés habituellement avec un ordinateur portable : écran plus grand, clavier et souris supplémentaires.

9.Engagement et réversibilité

Le télétravailleur s’engage pour une durée minimale d’un an entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’année courante.

Le protocole qui débute en cours d’année est à renouveler au 1er janvier N+1.

Le premier protocole signé entre le télétravailleur et la Région comporte une période d’adaptation de 3 mois pendant laquelle il pourra être mis fin à tout moment à la situation de télétravail sans délai pour le télétravailleur et sous réserve du respect d’un délai de 7 jours ouvrés pour la collectivité.

En dehors de la période d’adaptation, la réversibilité s’appliquera avec un délai de prévenance de 1 mois, pour les deux parties, sauf en cas d’impossibilité manifeste, majeure, ou de circonstances exceptionnelles rendant impossible la poursuite du télétravail, ce délai pourra être réduit ou supprimé à l’initiative de la hiérarchie.

10. Formalités

Au plus tard deux mois avant la date souhaitée pour entrer dans le dispositif de télétravail ou en demander son renouvellement, l’agent volontaire transmet un protocole de télétravail dûment complété à son supérieur hiérarchique direct.

A réception de la demande, le manager propose un entretien durant lequel, en accord avec l’agent et selon les besoins du service, il sera :

  • vérifié l’éligibilité des missions au dispositif de télétravail
  • défini la nouvelle organisation du travail de l’agent
  • établi le planning pour un quadrimestre

Le supérieur hiérarchique (N+1) formalise sa validation sur le protocole de télétravail qui précise les modalités d’organisation, la durée de l’accord et sera visé, le cas échéant, par le N+2.

Le télétravailleur est destinataire de la décision au plus tard quinze jours avant la date convenue pour débuter le télétravail. L’original du protocole est obligatoirement transmis à la direction des Ressources humaines.

Les modalités précises d’aménagement du télétravail sont déterminées en fonction des nécessités de service et appréciées par le supérieur hiérarchique direct. Seul le refus sur le principe du télétravail peut faire l’objet d’un recours gracieux auprès de l’autorité territoriale, par écrit et par la voie hiérarchique. La commission administrative paritaire est compétente en cas de litige individuel concernant l’exécution du télétravail. La direction des Ressources humaines est dans cette hypothèse destinataire d’une copie du recours.

11.Aspects juridiques

Le télétravailleur s’engage à se conformer aux conditions définies ci-dessous :

  • Assurances : Le télétravailleur atteste avoir souscrit à une assurance multirisque habitation pour télétravailler à son domicile. A la demande de la Région, il pourra être amené à fournir une attestation.
  • Responsabilités de l’agent : Sauf faute détachable du service, ou manquement à l’une des chartes rédigées par la collectivité, la responsabilité de l’agent ne peut être mise en cause en cas de vol ou détérioration du matériel confié ou des dossiers emportés à domicile. A l’exception des pièces comportant des éléments ou données protégées par le secret, au sens juridique (données industrielles et commerciales, données personnelles, etc…), le transport des documents est autorisé mais doit se faire à minima.
  • Droits et obligations – déontologie : Le télétravailleur doit se conformer au règlement intérieur, au règlement du temps de travail, à la charte informatique, à la charte bureautique en vigueur. Dans le cadre de l’exercice du télétravail à domicile, le télétravailleur s’engage à disposer, de conditions satisfaisantes d’isolement et de tranquillité. Il s’assure que son espace de travail respecte les conditions d’hygiène et de sécurité requises. Le télétravailleur qui dispose d’un équipement (ordinateur portable,…) fourni par la Région, s’engage à prendre soin du matériel confié qu’il rendra à la fin du télétravail en parfait usage, hors l’usure normale. Il veille également à la sécurité du matériel et de ses dossiers.
  • Prise en charge des frais du télétravail : Une contribution forfaitaire de 8 euros par mois est accordée au télétravailleur pour la prise en charge des coûts découlant directement de l’exercice du télétravail, à son domicile, notamment la connexion internet. Au cas où aucun jour de télétravail n’est effectué, au domicile de l’agent, sur un mois donné, ou en cas d’interruption en cours de quadrimestre, la contribution sera forfaitaire et ramenée au nombre de mois télétravaillés.
  • Chèque déjeuner : Selon la réglementation en vigueur, un chèque déjeuner est attribué pour un jour télétravaillé.

12.Hygiène et sécurité

Le télétravailleur s’engage à respecter les préconisations ci-dessous :

  • Conformité du domicile : Le télétravailleur atteste que son lieu de résidence habituelle répond aux critères d’hygiène et de sécurité, conformément au règlement intérieur de la collectivité. Le télétravailleur ne reçoit aucun rendez-vous professionnel à son domicile.
  • Protection, santé, accidents de service : Le télétravailleur s’engage à respecter quelques règles simples de santé au travail :
    • coupure pour le déjeuner (45 minutes) ;
    • sécurité de l’installation ;
    • ergonomie du poste de travail, bonnes postures information accessible sur intranet

Pour l’application du droit en matière d’accident de service ou de trajet, les jours de télétravail, le domicile du télétravailleur est considéré comme son lieu de travail.

Les démarches en cas d’accident à son domicile sont identiques à celles effectuées en cas d’accident sur sa résidence administrative. Si le télétravailleur est victime d’un accident de service, il doit faire l’objet d’une déclaration qui doit être enregistrée à la direction des ressources humaines, service prévention et conditions de travail de la Région dans les 48 heures.

  • Respect de la vie privée : Le télétravailleur a droit au respect de sa vie privée : aucun contrôle sur son poste de travail informatique n’est possible. Seuls les techniciens du support informatique sont habilités à intervenir, si nécessaire sur l’ordinateur confié par la collectivité.

Conseils pratiques aux télétravailleurs

L’agent qui souhaite faire une demande pour télétravailler doit se poser les bonnes questions :

  • Ai-je l’autonomie suffisante pour remplir les tâches qui me sont demandées ?
  • Suis-je suffisamment organisé(e) et rigoureux/se ?
  • Suis-je capable d’autodiscipline ?
  • Saurai-je gérer mon emploi du temps pour éviter les excès de travail ?
  • Arriverai-je à me motiver seul(e) dans mon travail ?
  • Mon organisation personnelle et familiale me permet-elle de rester concentré(e) ?
  • Le télétravail n’est-il pas une fausse bonne réponse à ma situation ? Ne suis-je pas en train de le confondre avec un temps partiel ou une alternative à la garde de mes enfants ?

Il va de soi que le télétravailleur s’engage à :

  • Etablir des règles claires avec son entourage personnel Préserver sa vie privée nécessite d’instaurer des règles.

Il n’est pas envisageable de télétravailler à domicile si les enfants sont à la maison, sans mode de garde et/ou sans espace dédié. Le télétravail à domicile n’est pas un substitut au mode de garde.

A l’inverse, laisser son travail envahir l’intimité de sa vie privée serait tout autant contre-productif.


SOURCE

SIEGE – Règlement de travail 2018